Аренда офиса, склада или цеха: одна из самых частых операций в учёте, и ошибки в ней всплывают при каждой проверке. У арендатора вся механика сводится к четырём типовым проводкам, а если арендодатель: физлицо, добавляется удержание НДФЛ. Разберём каждую с примером, закрепить можно на бесплатном тренажёре проводок.
Какие счета участвуют в учёте аренды
- затратные счета: 9420 (офис администрации), 2510 (производственные помещения), 9410 (торговые площади);
- 6010 «Платежи поставщикам»: расчёты с арендодателем-юрлицом;
- 6970 «Задолженность прочим кредиторам»: расчёты с арендодателем-физлицом;
- 4410 «Авансовые платежи по налогам»: входной НДС к зачёту;
- 4310 «Авансы, выданные поставщикам»: предоплата за аренду;
- 6410 «Задолженность по платежам в бюджет»: НДФЛ, удержанный у физлица-арендодателя.
Проводка 1. Начислена арендная плата
Дт 9420 / 2510 / 9410 — Кт 6010 (на сумму без НДС). Основание: акт или ЭСФ арендодателя. Дебетовый счёт выбирается по назначению помещения: офис администрации на 9420, цех на 2510, магазин на 9410. Расход признаётся за период аренды, а не в момент оплаты.
Проводка 2. Выделен входной НДС
Дт 4410 — Кт 6010. Если арендодатель: плательщик НДС и выставил ЭСФ, налог берётся в зачёт и в стоимость аренды не включается. Как работает зачёт по счетам 4410 и 6410, мы подробно разбирали в статье про проводки по НДС.
Проводка 3. Перечислена оплата
Дт 6010 — Кт 5110. Если платите вперёд, предоплата идёт через авансовый счёт: Дт 4310 — Кт 5110, а после акта зачитывается: Дт 6010 — Кт 4310. Сажать предоплату сразу в затраты нельзя: расход признаётся по мере пользования помещением.
Аренда у физического лица
Компания в этом случае: налоговый агент. Начисление идёт через прочих кредиторов: Дт 9420 — Кт 6970; из арендной платы удерживается НДФЛ 12%: Дт 6970 — Кт 6410; остаток выплачивается: Дт 6970 — Кт 5110. Важно: для налогообложения действуют государственные минимальные ставки арендной платы (устанавливаются за квадратный метр и зависят от города). Если договорная цена ниже минимума, НДФЛ считается от минимальной ставки.
Сквозной пример с цифрами
Компания арендует офис у юрлица за 3 360 000 сум в месяц с учётом НДС (аренда 3 000 000 + НДС 360 000).
- Начислена аренда за месяц: Дт 9420 — Кт 6010 на 3 000 000 сум;
- Выделен входной НДС по ЭСФ: Дт 4410 — Кт 6010 на 360 000 сум;
- Оплата арендодателю: Дт 6010 — Кт 5110 на 3 360 000 сум;
- В конце периода входной НДС уходит в зачёт: Дт 6410 — Кт 4410 на 360 000 сум.
В затраты попало 3 000 000 сум, НДС 360 000 уменьшил задолженность перед бюджетом. Сошлось.
Частые ошибки
- НДС в затратах. Если провести аренду одной суммой на 9420, зачёт теряется, а расходы завышаются.
- Предоплата сразу в расходы. Оплата вперёд: это аванс на 4310. Расход признаётся по акту за период.
- Аренда у физлица без удержания НДФЛ. Налоговый агент: компания; забытое удержание означает доначисление налога и пеню при проверке.
- Игнорирование минимальных ставок. НДФЛ у физлица-арендодателя считается от суммы не ниже государственного минимума, даже если в договоре цена символическая.
- Коммуналка без перевыставления. Возмещение коммунальных услуг оформляется отдельно от арендной платы: смешивание ломает и расходы, и зачёт НДС.
В 1С арендные операции автоматизируются: регулярное начисление, зачёт авансов, ЭСФ от арендодателя и удержание НДФЛ у физлица. Если эти операции в вашей базе собираются вручную, поможет настройка и сопровождение 1С.
Потренировать проводки по аренде вместе с остальными операциями можно на тренажёре для бухгалтеров: он сразу показывает верный ответ с разбором.
Частые вопросы
Да, если арендодатель: плательщик НДС и выставил ЭСФ. Входной НДС учитывается на счёте 4410 и в конце периода зачитывается проводкой Дт 6410 — Кт 4410.
Компания-арендатор как налоговый агент: удерживает 12% из арендной платы и перечисляет в бюджет. База: не ниже государственных минимальных ставок аренды за квадратный метр.
По назначению помещения: офис администрации на 9420, производственные площади на 2510, торговые на 9410. Кредит: 6010 для юрлица или 6970 для физлица.
Через счёт 4310 «Авансы выданные»: Дт 4310 — Кт 5110 при оплате, затем зачёт Дт 6010 — Кт 4310 по акту. В расходы аренда попадает только за фактический период пользования.
